10 astuces Microsoft Word pour vous permettre de bien démarrer (Partie 1)

25 juin 2016

Pour créer des documents et rédiger des textes, Microsoft Word fait partie des logiciels indispensables. Dans un contexte professionnel ou personnel, les .doc et .docx sont presque devenus la norme. Le logiciel de traitement de texte a été lancé en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word avant d’intégrer le Pack Office en 1993.

Depuis, il a bien évolué jusqu’à la seizième version, intitulée Microsoft Word 2016. Si l’outil est excellent, c’est parce qu’il est facile à prendre en main. Mais il regorge d’astuces à connaître pour maîtriser l’outil de traitement de texte. Nous nous sommes basés sur Microsoft Word 2010 pour réaliser notre recueil de fonctionnalités à connaître. Mais celles-ci sont compatibles avec la plupart des versions récentes. Si vous connaissez d’autres fonctionnalités, n’hésitez pas à les proposer en commentaires !

1 - Les raccourcis clavier sur Microsoft Word

Comme de nombreux logiciels, Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour améliorer sa productivité. Voici les 15 principaux raccourcis à connaître :

  • CTRL+S : sauvegarder le document
  • F2 : enregistrer sous…
  • CTRL+O : ouvrir un document
  • CTRL+N : créer un nouveau document
  • CTRL+F : chercher du texte dans le document. F5 fonctionne aussi.
  • CTRL+Z : annuler une action, revenir en arrière
  • CTRL+Y : rétablir ou répéter une action
  • CTRL+P : imprimer le document. CTRL+F2 fonctionne aussi.
  • CTRL+G : mettre un texte en gras. CTRL+I pour l’italique et CTRL+U pour souligner.
  • CTRL+SHIFT+V : coller uniquement le texte. CTRL+V pour utiliser le collage par défaut.
  • CTRL+F4 : fermer la fenêtre. CTRL+W et ALT+F4 fonctionnent aussi.
  • ALT+IMP ÉCR : permet d’effectuer une capture d’écran de la fenêtre active uniquement.
  • TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau. SHIFT+TAB pour revenir en arrière.
  • CTRL+Flèche latérale : permet de déplacer le curseur, mot à mot.
  • SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte.

Les deux derniers raccourcis peuvent être combinés. Ainsi, CTRL+SHIFT+Flèche latérale permet de sélectionner du texte rapidement. CTRL+BACKSPACE permet de supprimer un mot entier, etc. La plupart des raccourcis cités dans cette liste sont disponibles pour tous les logiciels de la suite Microsoft Office et de nombreux logiciels Windows. Vous pouvez également utiliser la touche ALT : des lettres vont alors apparaître, vous permettant d’accéder à diverses sections du logiciel. Ainsi, presser la touche ALT puis la touche 1 permet d’enregistrer le document.

2 - Mettre en forme le texte et reproduire la mise en forme

Pour mettre en forme un texte sur Word, vous devez utiliser l’onglet Accueil sur le ruban. Le ruban est le nom donné à la barre horizontale, placée en haut de votre logiciel. Elle regroupe l’ensemble des possibilités offertes par Microsoft Word, et prend la forme d’un bandeau. Divers onglets sont disponibles : Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page… Ces onglets sont ensuite découpés en sections : presse-papiers, police, paragraphe… La section Police de l’onglet Accueil du ruban permet donc de modifier l’apparence du texte : police d’écriture, taille du texte, gras, souligné, italique, barré, exposant, indice, couleur de police, effet de texte, couleur de surbrillance… Vous pouvez également effacer la mise en forme grâce à l’icône Gomme, situé en haut à droite de la section.

2mise en forme word

Pour reproduire la mise en forme, sélectionnez d’abord le texte source (celui mis en forme comme vous le souhaitez). Cliquez ensuite sur le bouton Reproduire la mise en forme de la section Presse-papiers (onglet Accueil), puis sélectionnez le texte à mettre en forme. C’est pratique !

3 - Encadrer un texte ou un paragraphe

Dans certains cas, encadrer un paragraphe peut être utile. Pour ce faire, il suffit de sélectionner le morceau choisi, avant de cliquer sur cet icône de la section Paragraphe du ruban Accueil. Vous pourrez alors ajouter une bordure inférieur, supérieure, latérale, ou encadrer entièrement un texte. Pour aller plus loin, vous pouvez cliquer sur Bordure et trame pour personnaliser le fond et vos bordures.

3encadrer word

4 - Appliquer un thème Word à son document

Avant d’appliquer des styles à votre texte, vous pouvez choisir un thème prédéfini. Utilisez le bouton dédié, situé à gauche de l’onglet Mise en page. Plusieurs thèmes sont disponibles, vous pouvez également changer les couleurs, les polices et les effets. Si vous le souhaitez, il est tout à fait possible d’enregistrer la mise en forme actuelle pour la mettre en place facilement sur un autre document.

4theme word

5 - Uniformiser la mise en forme d’un document Word avec les styles

Les styles, sur Microsoft Word, sont très importants. Ils sont accessibles via l’onglet Accueil, et permettent d’organiser un document. Vous pouvez ainsi appliquer le style « Titre » au titre de votre document, le style « Titre 1 » aux titres de premier niveau et ainsi de suite. Cette fonctionnalité organise votre document, uniformise sa mise en forme et permet au logiciel de hiérarchiser vos contenus pour le sommaire. Nous vous conseillons d’utiliser les styles dès la création de votre document.

5style word

6 - Ajouter une page de garde et sauvegarder un modèle

Sur Microsoft Word, vous pouvez ajouter une page de garde pour illustrer votre document. Il suffit de cliquer sur le ruban Insertion. Elle se place logiquement avant les autres pages de votre fichier. De nombreux modèles sont disponibles. Vous pouvez également créer vous-même votre page et la sauvegarder. Ainsi, vous pourrez ajouter cette même page de garde sur de futurs documents !

6page de garde word

7- Insérer un tableau et utiliser une mise en forme prédéfinie

Si Word ne remplacera jamais Excel, vous pouvez insérer un tableau au sein d’un document Word. Il suffit de cliquer sur le bouton Tableau et choisir le nombre de lignes et de colonnes. Vous pouvez également insérer un tableau Excel au sein d’un document Word et choisir un style prédéfini pour votre tableau : avec sous-titres, calendrier, listes tabulaires, matrices ou tableaux doubles. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer un style, comme pour la page de garde.

7tableau word

8 - Mettre en forme un tableau

Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser entièrement la mise en forme de votre tableau. La fonctionnalité a été grandement améliorée depuis les premières versions du logiciel. Une fois inséré, sélectionnez votre tableau. Un nouvelle partie va apparaître sur le ruban : Outils de tableau. Utilisez ensuite les onglets Création et Disposition pour mettre en forme votre tableau. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur votre tableau, puis Bordure et trame, pour personnaliser davantage la mise en forme de votre tableau. Pour conserver une cohérence entre vos différents documents et gagner en productivité, n’hésitez pas à enregistrer un nouveau style de tableau !

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9 - Créer un schéma, un organigramme, une pyramide, un cycle…

Microsoft Word permet d’intégrer de nombreux schémas. Il s’agit de la fonctionnalité SmartArt, disponible sur le ruban, onglet Insertion. Vous pouvez personnaliser les couleurs, les textes, la forme… De nombreux modèles sont disponibles : liste, processus, cycle, hiérarchie, relation, matrice, pyramide, image… Une bonne manière d’illustrer ses documents.

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10 - Créer un graphique : courbes, histogramme, barres…

Rappelons-le, Word n’est pas voué à remplacer Excel. Mais vous pouvez tout de même créer des graphiques basés sur des données chiffrées, et c’est pratique dans de nombreuses situations. Il suffit de cliquer sur le bouton Graphique, à droite du bouton SmartArt. De nombreux types de graphiques sont disponibles : histogramme, courbes, secteurs, barres, aires, nuage de points, boursier, surface, anneau, bulles et radar. Vous pouvez choisir quel type de graphique vous souhaitez utiliser par défaut, et gérer différents modèles pour personnaliser votre représentation.

10creer un graphique

Retrouvez la suite avec 12 autres astuces Word très pratiques

Plus d'infos

  • Source: BlogaTic
  • Auteur: O_Ndoffé
Lu 324 fois Dernière modification le samedi, 25 juin 2016 12:40
O_Ndoffé

Fondateur et CEO de SSI RogaTic, je suis actuellement en poste d'Assistant Responsable Informatique à IKAGEL SA. Administrateur Systèmes Informatiques et développeur web de formation et par passion je suis un féru de l'informatique et des technologies liées à ce dernier.

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