Power Point: 25 astuces pour vous permettre de bien maîtriser vos présentations (2ème partie)

Publié dans MS Office
mercredi, 01 février 2017 10:38

PowerPoint, c’est le logiciel de Microsoft permettant de créer des présentations. Il fait partie du Pack Office depuis le début des années 90. Bien qu’il existe aujourd’hui des alternatives à PowerPoint pour créer une présentation en ligne, le logiciel reste l’outil le plus utilisé, notamment au travail et dans les facultés. Comme la plupart des outils de la suite Microsoft Office, PowerPoint est facile à prendre en main mais regorge de fonctionnalités plus ou moins dissimulées. Nous avons donc rassemblé dans cette première partie 13 astuces à connaître pour maîtriser le logiciel. Vous saurez ainsi comment présenter un diaporama à distance, conserver vos polices personnalisées, compresser les images, inclure une vidéo YouTube et convertir un PowerPoint en document Word ou PDF !

 

13 ► Transformer un diaporama PowerPoint en présentation vidéo

Vous préférez transmettre une vidéo plutôt qu’un diaporama PowerPoint ? C’est tout à fait possible ! Sur PowerPoint, une fois que votre présentation est prête, rendez-vous sur l’onglet Fichier, Enregistrer et Envoyer, puis Créer une vidéo. Plusieurs formats et qualités sont disponibles (HD : 960×720 à appareils mobiles : 320×240). Vous pouvez choisir le temps passé sur chaque diapositive et choisir d’enregistrer ou non le minutage et les narrations enregistrées.

14 ► Compresser les images pour réduire la taille d’un PowerPoint

Souvent, de nombreuses images sont incluses aux présentations PowerPoint. C’est bien, mais ces fichiers sont très volumineux. Pour pallier à ce problème, PowerPoint propose une solution : sélectionnez n’importe quelle image de votre document et cliquez sur l’onglet Format, alors affiché à droite du ruban. Sur votre gauche, cliquez sur « Compresser les images ». Vous pouvez choisir les paramètres liés à la taille du fichier (impression 220 ppp, écran 150 ppp ou messagerie électronique 96 ppp). La compression peut concerner une image ou l’ensemble des images présentes dans le document, et vous pouvez supprimer les zones de rognage pour aller plus loin.

Compression PPT

15 ► Utiliser le slide d’une autre présentation

Réutiliser un slide d’une ancienne présentation, c’est parfois utile. Il suffit d’ouvrir vos deux fichiers (nouvelle et ancienne présentation), cliquer sur l’onglet Affichage de l’une des deux présentations, puis sur « Réorganiser tout ». Vos deux fenêtres vont alors apparaître côte à côte (pratique pour comparer deux fichiers). Ensuite, un simple « cliquer glisser » entre les deux fenêtres (via le volet de gauche) vous permet de transférer vos slides. Vous pouvez aussi les sélectionner avant de faire un copier coller.

16 ► Enregistrer un son et l’intégrer à sa présentation

Si vous souhaitez commenter une présentation avec le son de votre voix, vous pouvez inclure un fichier audio grâce à l’onglet Insertion. Vous pouvez également enregistrer directement votre voix, ou ajouter un effet sonore de la bibliothèque de sons.

17 ► Insérer une vidéo YouTube dans une présentation Powerpoint

PowerPoint permet donc d’insérer un fichier audio. Mais vous pouvez également insérer une vidéo, même si celle-ci est hébergée sur YouTube. Il suffit d’utiliser l’onglet Insertion, puis Vidéo. Cliquez ensuite sur Vidéo à partir d’un site web (cette fonctionnalité n’est pas disponible sur toutes les versions de PowerPoint). Inscrivez l’URL de votre vidéo YouTube, et le tour est joué.

18 ► Convertir un fichier PowerPoint en document Word

Pour convertir un fichier PowerPoint en document Word, cliquez sur l’onglet Fichier, Enregistrer et envoyer, ou Exporter (version récente) puis Créer des documents (tout en bas). Vous pouvez alors convertir votre document en fichier Word de plusieurs façons : uniquement le plan, les commentaires à côté des diapositives, des lignes à côté des diapositives… Pratique pour les étudiants !

Convertir Word

19 ► Convertir un PowerPoint en document PDF

On peut donc, très facilement, convertir une présentation PowerPoint en document Word. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez aussi convertir votre fichier en document PDF. Tout dépend de la version :

    Microsoft PowerPoint 2010 et 2013 : cliquez sur l’onglet Fichier, puis Enregistrer sous. Choisissez alors PDF comme type de fichier pour enregistrer votre présentation en PDF.
    Microsoft PowerPoint 2007 : vous devez ajouter ce complément pour PowerPoint au préalable : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft et suivre la même procédure.

20 ► Utiliser des polices exotiques sur un autre PC

Pour personnaliser un PowerPoint, on utilise parfois des polices exotiques : elles ne sont pas présentes par défaut sur l’ordinateur. Mais si vous partagez votre présentation avec un autre ordinateur, votre interlocuteur ne verra pas ces polices, si lui même n’a pas installé ces polices. Heureusement, PowerPoint permet d’embarquer ces polices. Lorsque vous enregistrez votre fichier, cliquez sur « Outils », puis « Options d’enregistrement ». Tout en bas, cochez la case permettant d’incorporer les polices dans le fichier. Vous pouvez choisir de n’inclure que les caractères utilisés ou la font en entier, pour permettre à vos collaborateurs de modifier les fichiers. Pratique !

21 ► Convertir un texte en image sur PowerPoint

Vous ne souhaitez pas inclure la police exotique dans votre fichier PowerPoint ? Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi convertir les textes correspondant en image. Ainsi, tout le monde pourra visionner vos diaporamas, quel que soit le PC ou le Mac de votre collaborateur. Pour ce faire, il suffit de copier coller les zones à transformer. Mais n’utilisez pas le collage classique ; optez pour « coller en tant qu’image », disponible via le menu contextuel (clic droit).

22 ► Créer un modèle PowerPoint

Si vous créer régulièrement des présentations pour le compte de votre entreprise par exemple, vous pouvez créer un modèle. Il suffit de personnaliser votre PowerPoint (thème, polices, couleurs etc.). Ensuite, rendez-vous sur l’onglet Fichier, puis Enregistrez-sous. Changer alors le type de fichier, et choisissez « Modèle Powerpoint ». Si les fichiers Powerpoint utilisent l’extension PPT ou PPTX (depuis Powerpoint 2007), les modèles utilisent quant à eux les extensions de fichier POT ou POTX.

23 ► Créer un album photo avec Powerpoint

Ce n’est pas la fonction première de PowerPoint : mais après tout, les outils sont faits pour être utilisés comme bon nous semble. Si vous souhaitez créer un album photo, il y a une fonctionnalité pour ça. Au sein de l’onglet Insertion, cliquez tout simplement sur Album photo. Vous pouvez choisir l’emplacement de vos images, ajouter une zone de texte ou une légende. Vous pouvez ajuster les images aux diapositives ou insérer plusieurs images par slide. Vous pouvez également retoucher vos photos avant que celles-ci soient insérer dans votre fichier Powerpoint.

24 ► Configurer l’impression d’un document PowerPoint

Imprimer un slide par page, ce n’est pas très esthétique. Pour configurer l’impression d’une présentation PowerPoint, vous pouvez suivre ces deux étapes :

  1. Rendez-vous sur l’onglet Affichage, puis Masque du document. Paramétrer ensuite l’affichage selon l’impression souhaitée (orientation de page, des diapositives, nombre de diapositives par page, en-tête, pied de page, date, numéro de page etc.).
  2. Deuxième étape : désactivez le mode masque, cliquez sur l’onglet Fichier puis Imprimer. Choisissez le nombre de diapositives par page et configurez les autres options si nécessaire.

25 ► Les options sur PowerPoint : enregistrement automatique…

Comme sur tous les logiciels de la suite Microsoft Office, les paramètres de PowerPoint se situent dans l’onglet Fichier, puis Options. Vous pouvez notamment configurer l’aperçu instantané, votre nom d’utilisateur, la correction automatique, l’enregistrement automatique… Vous pouvez aussi personnaliser le ruban, la barre d’outils Accès rapide et ajouter des compléments.

Plus d'infos

  • Source: BlogaTic
  • Auteur: O_Ndoffé
Lu 133 fois Dernière modification le mercredi, 01 février 2017 10:44
O_Ndoffé

Fondateur et CEO de SSI RogaTic, je suis actuellement en poste d'Assistant Responsable Informatique à IKAGEL SA. Administrateur Systèmes Informatiques et développeur web de formation et par passion je suis un féru de l'informatique et des technologies liées à ce dernier.

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