Power Point: 25 astuces pour vous permettre de bien maîtriser vos présentations (1ère partie) Spécial

PowerPoint, c’est le logiciel de Microsoft permettant de créer des présentations. Il fait partie du Pack Office depuis le début des années 90. Bien qu’il existe aujourd’hui des alternatives à PowerPoint pour créer une présentation en ligne, le logiciel reste l’outil le plus utilisé, notamment au travail et dans les facultés. Comme la plupart des outils de la suite Microsoft Office, PowerPoint est facile à prendre en main mais regorge de fonctionnalités plus ou moins dissimulées. Nous avons donc rassemblé dans cette première partie 12 astuces à connaître pour maîtriser le logiciel. Vous saurez ainsi comment présenter un diaporama à distance, conserver vos polices personnalisées, compresser les images, inclure une vidéo YouTube et convertir un PowerPoint en document Word ou PDF !

 

01Les raccourcis clavier pour contrôler un diaporama PowerPoint

Sur PowerPoint, on peut distinguer deux étapes : le mode « création » et le mode « diaporama ». Le premier correspond à la création du diaporama, le second à sa présentation. Pour lancer un diaporama, il suffit d’appuyer sur la touche F5. Ensuite, pour passer d’un slide à un autre,  il suffit d’utiliser les flèches directionnelles, les touches Espace, Enter ou sa souris. Vous pouvez également :

  • Atteindre une diapositive précise : 42 + ENTER pour atteindre le slide 42.
  • Mettre en pause une présentation automatique : S
  • Arrêter une présentation : ECHAP
  • Revenir au début de la présentation : clics gauche et droit simultanés pendant 2 secondes
  • Afficher le curseur : A ou =
  • Modifier le curseur : CTRL+P, A ou E.
  • Afficher la liste des diapositives : CTRL+S

02 ► Comment lire un diaporama sans acheter PowerPoint ?

PowerPoint est un outil payant. Si vous possédez le logiciel, vous pouvez créer de belles présentations. Mais comment faire, si votre interlocuteur ne possède pas PowerPoint ? Ne vous inquiétez pas, vos spectateurs n’ont pas besoin d’acheter le logiciel : il suffit de se rendre sur le site de Windows pour télécharger la visionneuse PowerPoint. C’est totalement gratuit, et ça permet de visionner tous les diaporamas créés avec Microsoft PowerPoint 97 et les versions ultérieures. Pratique !

03 ► Personnaliser les slides avec les masques de diapositives

Sur PowerPoint, au sein de l’onglet Accueil du ruban, vous pouvez ajouter une nouvelle diapositive. Plusieurs modèles sont disponibles : diapositive de titre, titre et contenu, titre de section, deux contenus, comparaison etc. N’hésitez pas à utiliser ces modèles pour rapidement mettre en forme votre présentation ! Autre avantage : si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les modèles a posteriori. En clair, une fois que votre présentation est créée, cliquez sur l’onglet Affichage, puis Masque des diapositives : vous pourrez alors modifier l’ensemble des slides en quelques clics.

 themes PPT

04 ► Insérer un graphique ou un organigramme sur PowerPoint

Insérer un graphique, c’est très facile : si vous savez le faire sur Word ou Excel, vous ne devriez pas avoir de souci. Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur l’une des illustrations de votre choix :

  • Les formes : un carré, un rectangle, une flèche, une étoile… Bref, des formes simples pour illustrer votre document PowerPoint
  • SmartArt : des graphiques plus complexes, permettant de représenter une liste, un organigramme, une hiérarchie, une pyramide ou un cycle.
  • Graphique : un histogramme, une courbe, ou un graphique en barre… PowerPoint permet même d’utiliser des données Excel pour mettre en forme une série de données !

05 ► Ajouter une zone de texte sur PowerPoint

Si le modèle utilisé ne convient pas totalement, vous pouvez ajouter une zone de texte. Utilisez simplement l’onglet Insertion, puis Zone de texte. Vous pouvez personnaliser la taille de cette zone, ajouter une en-tête ou un pied de page.

06 ► Insérer la date du jour ou l’heure sur une présentation

Dater une présentation PowerPoint, c’est très facile. Rendez-vous dans l’onglet Insertion, puis Date et heure. Plusieurs options sont disponibles. Vous pouvez :

  • Inclure la date du jour (fixe ou mise à jour automatique)
  • Inclure l’heure (fixe ou mise à jour automatique)
  • Ajouter le numéro de diapositive
  • Ajouter une note en pied de page

Vous pouvez appliquer ces paramètres à l’ensemble des slides ou à la diapositive active.

07 ► Personnaliser sa présentation PowerPoint grâce aux thèmes

L’onglet Création du ruban permet de personnaliser l’apparence de sa présentation. De nombreux thèmes sont disponibles et permettent d’adapter le style d’une présentation au contexte et à son public. Pour aller plus loin, vous pouvez aussi modifier les couleurs, les polices et les effets utilisés. Si vous le souhaitez, vous pouvez également enregistrer le thème actif pour l’utiliser comme modèle ultérieurement. Pratique lorsque votre entreprise réalise régulièrement des présentations !

presentation PPT

08 ► Paramétrer le diaporama PowerPoint

De nombreux options permettent de paramétrer un diaporama sur PowerPoint. Il suffit d’utiliser l’onglet Panorama pour afficher les options disponibles. Vous pouvez notamment lancer un diaporama à partir de la diapositive actuelle, créer un panorama personnalisé (qui n’affiche pas tous les slides), configurer le diaporama (pas de transition, plein écran ou mode fenêtré, moniteur principal ou secondaire etc.).

09 ► Présenter un diaporama PowerPoint à distance

Si vous souhaitez présenter un diaporama PowerPoint à distance, plusieurs solutions existent. Via le logiciel directement, il existe deux moyens. Vous pouvez utiliser l’onglet Diaporama, puis Diffuser le diaporama, ou via l’onglet Fichier, Enregistrer et envoyer, puis Diffuser le diaporama. Une fonctionnalité pratique pour diffuser un diaporama à distance !

10 ► Insérer une impression écran de l’outil Capture dans Powerpoint

L’outil Capture, c’est une fonctionnalité très pratique de Windows, intégré aux systèmes Windows depuis Seven. Disponible via le menu démarrer, puis « Tous les programmes », l’outil Capture permet de réaliser des captures d’écran ciblées. Pour utiliser ces imprim’ écran sur PowerPoint, rendez-vous sur l’onglet Insertion, puis Capture. Les captures d’écran effectuées depuis le démarrage de votre PC y sont répertoriées. Vous pouvez également créer une nouvelle capture d’écran.

11 ► Les transitions sur PowerPoint

L’onglet Transitions permet de spécifier le rendu de votre diaporama entre deux diapositives. De très nombreuses transitions sont disponibles, de l’effet fondu à la rotation en passant par les alvéoles. Vous pouvez aussi paramétrer la durée des transitions et appliquer le même effet à l’ensemble des slides.

Transition PPT

12 ► Les animations sur PowerPoint

Dans la même veine, vous pouvez choisir des animations pour chaque élément de chaque slide. Il suffit de se rendre sur l’onglet Animations, sélectionner l’élément et se laisser guider. De nombreuses animations sont disponibles et vous pouvez choisir comment apparaissent les éléments (options d’effet) : comme un seul objet, tout à la fois ou par paragraphe. Pensez à afficher le volet Animation : il permet de réorganiser l’ordre d’apparition des éléments et visualiser un aperçu.

Plus d'infos

  • Source: BlogaTic
  • Auteur: O_Ndoffé
Lu 112 fois Dernière modification le mercredi, 01 février 2017 10:44
O_Ndoffé

Fondateur et CEO de SSI RogaTic, je suis actuellement en poste d'Assistant Responsable Informatique à IKAGEL SA. Administrateur Systèmes Informatiques et développeur web de formation et par passion je suis un féru de l'informatique et des technologies liées à ce dernier.

Actualités les + vus

Billets les + vus

Newsletter